公司综合部行政管理制度

行政管理制度
(讨论稿)
二O一O年七月
目 录
前 言………………………………………………………
第一章 办公室礼仪………………………………………
第二章 办公环境…………………………………………
第三章 人事管理…………………………………………
第四章 考勤制度…………………………………………
第五章 公文管理规定……………………………………
第六章 档案管理规定……………………………………
第七章 费用管理规定……………………………………
第八章 用品管理规定……………………………………
第九章 接待管理规定……………………………………
第十章 钥匙管理规定……………………………………
第十一章 办公设备管理……………………………………
第十二章 车辆管理制度……………………………………
第十三章 司机管理办法……………………………………
第十四章 工作交接制度……………………………………
第十五章 会议管理…………………………………………
第十六章 卫生间使用管理规定……………………………
第十七章 员工宿舍管理规定………………………………
第十八章 行政监察管理规定………………………………
前 言
一、管理原则:
行政管理是任何组织管理系统的基础系统,其工作的基础性表现为其高度的保障性、细密性、相关性、稳定性和持久性,其组织构建、组织机制、组织运行、组织功能的效率和质量标志着组织管理系统的有效性和科学性。
为切实保证公司经营需要,必须加强和规范公司内部行政管理工作,建立规范的企业管理模式和制度。为此,我们在结合工作现状的基础上,以行政管理工作的基本职能为主线,编制了这册《行政管理制度》,目的在于明确公司行政管理程序,使之切合企业管理规范并操作可行,以保证公司经营工作的需要。
本制度自正式发布之日起试行。凡公司原有其它相关规定与本制度相抵触处,均按本制度规定办理;在本制度具体执行中如有未明确事项,将陆续在今后工作中不断进行补充和完善,但在补充和完善之前,各公司、部门及各级员工务必自觉按公司工作惯例执行。
二、适用范围
1、本制度所称员工,系指本公司聘用所有从业人员。
2、本制度适用于和源房地产开发有限公司、河北环宇电力通信有限公司和廊坊欧仕亚电梯有限公司所有员工。
三、制定部门
本制度由综合管理部修订。
四、解释权
本制度解释权归属综合管理部。
第一章 办公室礼仪
一、仪态礼仪
(1)仪表端庄、整洁。具体要求是:
1、头发:头发要经常清洗,保持清洁,男性头发不宜太长。
2、指甲:指甲不能太长,应常修剪。女性涂指甲油要用淡色。
3、胡子:胡子不能太长,应常修剪。
4、口腔:保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品。
5、女性职员化妆应给人清洁健康的印象,不能浓妆艳抹,不宜用香味浓烈的香水。
(二)工作场所的服装应清洁、方便,不追求修饰。具体要求是:
1、衬衫:无论是什么颜色,衬衫的领子与袖口不得污秽。
2、鞋子:应保持清洁,如有破损应及时修补,不得穿带钉子的鞋。
(三)在公司应保持优雅的姿势、动作。具体要求是:
1、站姿:两脚脚跟着地,脚尖离开约45度,腰背挺直,胸膛自然,两臂自然,不耸肩。会见客户或出席仪式站立场合,或在长辈、上级面前,不得把手交叉抱在胸前。
2、坐姿:坐姿端正,把双腿平行放好,不得傲慢地把腿向前伸或向后伸,或俯视前方。要移动椅子的位置时,应先把椅子放在应放的地方,然后再坐。
2、行为礼仪
(1)进入工作场所严禁听随身听,戴耳机。
(2)路遇同事、上司、下属时应问好或点头行礼表示致意。
(3)握手时用普通站姿,并目视对方眼睛。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗,不宜与人握手,只要主动向对方说明不握手的原因;女士应该主动与对方握手;不要戴手套握手;不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。
(4)进入房间,要先轻轻敲门,听到应答再进。
(5)递交物件,如递文件等,要把正面、文字对着对方的方向递上去,如是钢笔,要把笔尖向自己,使对方容易接;至于刀子或剪刀等利器,应把刀尖向着自己。
(6)走通道、走廊时要放轻脚步。在公司的通道和走廊里不能一边走一边大声说话,更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让,不能抢行。接听外部电话,应主动答“您好,XXX公司(部室)请问……”。
(7)当客人来访时,你应该主动从座位上站起来,引领客人进入接待区,为其送上茶水或饮料。如在自己的座位上交谈,应该注意声音不要过大,以免影响周围同事,并面带微笑。
(8)不论男女,当职位高的人或年纪大的人进来时(无论是男的还是女的)都应主动起立,并主动问好。
(9)递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来,这会使对方感觉你很重视他。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。
(10)相互介绍时宜大方得体,介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的;将年轻的介绍 给年长的,将未婚的介绍给已婚的,将男性介绍给女性。
3、日常场合应对
(1)在与同事、客人站立交谈时,保持一至两个人的距离。
(2)为表达对他人的尊重,下属对上司必须称呼头衔(职位);上司对下属称呼,可称呼职位;同级称呼可直呼其名,也可称呼其职位;在公众和社交场合,同事之间必须称呼头衔。
(3)在处理对外事务中,必须使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见、请走好”等礼貌语言。社交活动中的交谈,一般应选择大家共同感兴趣的话题,但是,不应该触及对方的年龄、收入、个人物品的价值、婚姻状况、宗教信仰等。
第二章 办公环境
一、卫生和秩序管理
(1)办公桌清洁,物品摆放整齐,不乱放与业务无关的东西,保持办公室及门窗洁净。
(2)不得在办公室里用餐,公司员工用餐必须到餐厅用餐,餐后将桌面和地面打扫干净。
(3)办公楼内公共区域严禁吸烟,违者每发现一次罚款100元;对于外来人员在公共区域吸烟者,公司每名员工都有义务劝止。
(四) 讲究个人清洁卫生,仪表整洁,不随地乱扔垃圾、纸屑、不随地吐痰。
(五)按规定使用办公设备和空调,下班应切断所有用电器电源,关闭门窗,违者每发现一次,扣罚所在部门经理100元。
(六)员工宜主动做好卫间的使用和维护工作,严禁如厕不冲行为,违者一经查实,处200元罚款,并通报批评。
(七)员工办公室和宿舍的清洁卫生由各室员轮流打扫,要求做到物见本色,地面和物体表面清洁无尘、墙壁无污迹、室内物品摆放整齐有序,对卫生不达标的,处部门负责人(宿舍长)每次100元罚款。
(八)以上卫生情况的检查由综合管理部负责,办公区域卫生每日例检,寝室卫生每周检查一次。
(九) 以上罚款由被处罚人当月工资中直接扣除。
二、处罚规定
1、员工违反下列规定之一者,发现一次,处50元罚款。
2、在岗位上睡觉者;
3、在上班期间看与业务无关的书籍、报纸、杂志者罚款;
4、上班时间登录无关网页或网络聊天、购物等;
5、无故串岗,离岗或干私活、吃零食者;
以下行为视为严重违反公司的管理制度,公司将给予解除劳动关系
1、上班时酗酒或任何时候食用毒品;
2、偷窃行为;
3、伪造公司文件;
4、故意进行危害公司或其他职工安全的行为;
5、故意破坏公司的设备、设