企业公文写作基本知识和技巧

企业公文写作规范及技巧
提纲:
●公文写作概述
●常见公文写作基本知识
●重视公文写作
一、公文写作概述
1、什么是公文写作
公文的写作指公文的起草与修改,是撰写者代机关立言,体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。
2、公文写作的基本要求
公文写作除了遵循文字通顺、观点与材料统一、层次分明、主题明确、结构合理等一切文章写作的通则之外,还应遵循公文自身的特殊要求。
?合法
?求实
?合体
?简明。
?严谨。
?突出。
?规范。
3.公文写作的写作程序
主要包括公文写作的准备、公文的撰拟、公文的修改、公文的审核、公文的定稿五个阶段。
二、常见公文写作基本知识
(一)通知
通知是公司常用的一种公文,通知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
1.分 类
发布性通知
指示性通知
中转性通知
2.基本结构 2.1标题
发布性通知:发文机关名称、被发布的规章制度名称和文种三要素组成。
如:陕西省地方电力(集团)有限公司关于印发《技术进步和管理创新奖评审奖励办法》的通知
指示性通知:“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成。
如:陕西省地方电力(集团)有限公司关于做好2014年春季防雷试验工作的通知
中转性通知(批转、转发性通知):批转(转发)文件的机关名称、主要内容与文种三个要素组成。
如:陕西省地方电力(集团)有限公司转发省发改委《关于开展2010年农网改造升级总体工程检查验收》的通知
2.2正文
发布性通知:
一般应当载明两层内容:一是明确指出所发布的是什么规章制度,该规章制度的施行或生效日期及相关事项说明;二是提出贯彻执行的希望或要求。对于一些重要的制度,文种还要强调它的重大意义。
在具体表达次序上,开头都要通过一个“提前”句式,使用“现将”二字。把要发布的规章制度展现给阅者。如:现将《陕西省地方电力(集团)有限公司电子公文管理暂行办法》印发给你们,请遵照执行。
指示性通知:
“总-分-总”的结构模式
“撮要分条式”的结构模式
批转、转发性通知:
正文通常要写明三层意思:一是表明对外批转文件的态度;二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性;三是提出贯彻执行的希望和要求。
具体情况而定,可以是一句话,也可以是若干条段。如本文即是一个长句:“各地区、各部门要统一思想,高度重视,落实责任,切实做好有关工作。”
2.3结尾
发布性通知:有两种情形,或是要求下级反馈贯彻执行的情况。在多数情况下,结尾是用来宣布规章制度的时效的,其写法有的是“从即日起施行,也有的是”自x年x月xx日起施行。并写明原有相同的法规、规章同时废止等。
指示性通知:主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。
批转、转发性通知:结尾要写明本通知的制发日期、并加盖公章。
3.写作要领
3.1要拟定一个明晰恰切的标题。
3.2对于非周知性的通知,应一律写明主送机关名称,不论被通知的机关为几个。
3.3不论哪类通知,事项部分都要写的符合实际,切实可行。应知应办的事项要交代清楚,文字要简练准确。
参考例文:
发布性通知:
陕西省地方电力(集团)有限公司
关于印发《电子公文管理暂行办法》的通知
各市分公司,各发电、辅业、多经子公司,直属中心:
现将《陕西省地方电力(集团)有限公司电子公文管理暂行办法》印发给你们,请遵照执行。
陕西省地方电力(集团)有限公司
2013年××月××日
指示性通知:
陕西省地方电力(集团)有限公司
关于进一步加强安全监督卡执行工作的通知
各市分公司,各发电、辅业、多经子公司,直属中心:
为落实安全监督痕迹化管理工作要求,进一步规范和正确使用安全监督卡,提高安全监督工作效能,现就有关事项通知如下:
1、提高对安全监督卡的认识
××××××××××××××××××××××××××。
二、规范安全监督卡的使用
××××××××××××××××××××××××××。
三、加强安全监督卡的执行
××××××××××××××××××××××××××。
陕西省地方电力(集团)有限公司
2014年××月××日
转发性通知:
(二)通报
通报是告知性的下行文种,适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
1.分类
1.1 表彰性通报
1.2 批评性通报
1.3情况通报
2.基本结构
通报的内容通常由标题、正文和落款四部分组成
2.1标题
直述式通报:由制文机关、事由与文种组成。如《国务院关于表彰国家科委等单位常年深入基层开展扶贫工作的通报》等。
转述式通报:由制文机关、被转发的文件名称和文种组成,如《中国工商银行XX省分行转发XX市支行关于发生重大盗窃案件的检查报告的通报》。假若被转发文件的文种系“通报”,则应省略自身使用的“通报”文种,避免“通报”重叠。
2.2正文
一般包括三个方面:
一是叙述事实,写明事件的起因、发展和结果,包括事件发生的时间、地点、单位和人员,主要情节、后果或影响。
二是分析事件的教育意义,表扬性通报需要分析主要经验和提出学习的具体要求;批评性通报则应分析产生问题或错误的客观原因和主要教训,提出今后防止和杜绝发生类似事件的主要措施。
三是制发通报机关的态度、意见和要求。
具体写法:
表彰性通报。正文基本是由“情况”-“决定”-“希望”三个部分组成。所谓“情况”即表彰缘由,在这个部分采用概括的手法,介绍被表彰单位或个人先进模范事迹,以此作为制发本通报的依据;所谓“决定”,即表彰的具体内容,如立功受奖、授予荣誉称号等;最后是提出希望与要求,既包括对被表彰者的有关戒骄戒躁、再接再厉的要求,也包括对别人、别单位向被表彰者学习的要求。
批评性通报。开头先概述事情的基本情况,亦即“问题”;然后,对“问题”进行分析,探因求源,找出产生这一问题的具体因素;第三层内容是对“问题”的解决办法,亦即处理意见或情况;最后提出希望或要求。
指导性通报。开端首先是“提出问题”,然后对所提出问题进行多方面分析,最后是解决问题的几点要求。较多地使用一些祈使性的语言,如“必须”、“不得”、“严禁”等。
2.3落款。包括发布通报的机关名称和日期两项要素。
3.写作要领
3.1针对性
3.2抓住时机
3.3注意典型的真实性。
3.4向深处挖掘。
3.5用语要简明。
3.6要区别直达式通报与转述式通报。
7、区别指示性通知与指导性通报。关键要弄清所依据的事实是某一方面情况综合,还是刚刚发生的某一典型案例。虽然都是要提出解决问题的意见,均要求